WeWorld-GVC, recently constituted from the merger of two NGOs, is an Italian secular and independent organization working since 1971 in international cooperation and humanitarian aid. Present in 29 countries with 128 projects, WeWorld-GVC operates in the following areas of assistance: human rights (gender equality, prevention and combating violence against children and women, migration), humanitarian aid (prevention, emergency relief and rehabilitation), food security, access to water, health and hygiene, education, global citizenship education, quality teaching and international volunteering. WeWorld-GVC works mostly with girls, boys, women and youth, actors of change in every community for a fairer and more inclusive world. Supports people overcoming emergencies and guarantees a life with dignity, opportunities and a better future through human and economic development programs, in the framework of the 2030 Agenda. Joining the WeWorld-GVC team means being part of the development of a dynamic organisation where the contribution of each staff member is promoted and valued, working together towards the collective achievement of shared goals and vision. At present, the main donors are Italy (AICS), the EU (DG ECHO), UNICEF, OCHA, and Belgium (DGD).

Titre du poste: Coordinateur Administratif Burundi

Lieu de Travail: Bujumbura (90%) avec des déplacements sur les deux bureaux provinciaux de WeWorld-GVC à Ruyigi et Muyinga (10%)

Durée du contrat: Un premier contrat de collaboration de 3 (trois) mois sujet à la vérification de la réalisation des objectifs spécifiques du projet (ces objectifs seront convenus ensemble avec le Représentant Pays à l'arrivée en mission); un deuxième renouvelable contrat de collaboration de 9 (neuf) mois suite à l’évaluation positive des premiers trois mois de contrat

Date de prise de poste souhaitée: 01/04/2023

Salaire brut: A définir selon profil du candidat

Date limite de dépôt des candidatures: 19/12/2022

Descriptif du poste

Le Coordinateur Administratif dirige et coordonne les services administratifs, comptables et financiers (comptabilité, trésorerie, budgets, rapports financiers, etc.) de la mission. Il participe à la définition de la politique Ressources Humaines de WeWorld-GVC et garantit sa bonne application. En tant que Coordinateur, il est le garant de l’équilibre financier de la mission. Il s’assure du respect des procédures administratives WeWorld-GVC, procédures bailleurs ainsi que des lois du pays d’intervention.

Tâches et responsabilités

Finance

• Supervision du staff admin local et aide dans l'organisation et structuration du travail du département afin que toutes les échéances internes et externes soient respectées (clôture mensuelle comptable, etc.)
• Assurer que toutes les informations et rapports requis vers l'administration régionale soient transmises dans les échéances fixées
• Consolider la planification financière pays et la transmettre dans les échéances internes à la Coordinatrice Régionale ;
• Préparer et mettre à jour le core budget du staff local et les couts de fonctionnement
• Supervision générale du travail afin que les procédures de l'organisation soient respectées (inventaires de caisse, rapprochement bancaire, assurer et valider la clôture comptable mensuelle, vérifier le plan de trésorerie, vérifier les imputations analytiques avec les responsables budgétaires projets, etc.)
• Coordonner et faire le suivi des rapports pour les ministères et les autorités locales (IPR, TVA, etc.)
• Supervision et approbation des rapprochements de tous fonds présents dans GIVE (caisses, banques, fournisseurs, staff, fond reçus, TVA, plafond, etc.)
• Mettre à jour les prévisionnels avec les responsables budgétaires et assurer les réallocations budgétaires
• Apporter un appui technique aux opérationnels et aux responsables budgétaires sur la gestion financière
• Superviser l’archivage des pièces comptables
• Vérifier et finaliser les rapports financiers, y compris le suivi des cofinancements. Se coordonner avec la Coordinatrice Régionale pour insérer les dépenses du siège et pour approbation final avant de les envoyer aux bailleurs/chefs de file dans les échéances des contrats/MOU signés
• Supervision et préparation des vérifications des audits sur les projets
• Point focal pour les auditeurs lors de la pratique des audits sur la mission
• Collaborer lors de la préparation de budgets pour le développement de nouveaux projets afin d’assurer la couverture des couts et besoins des frais de fonctionnement/support
• Collaborer lors de la préparation des modifications budgétaires des projets

Ressources Humaines

• Supervision du staff admin local et aide dans l'organisation du travail afin que toutes échéances internes et externes soient respectées (suivi du RACI, plan d’action du département pour identifier les priorités, etc.)
• Supervision afin que les procédures de l'organisation soient respectées
• Coordonner et faire le suivi des rapports pour les ministères et les autorités locales
• Vérifier et finaliser les éventuels annexes relatives au RH requis avec les rapports financiers
• Supervision et préparation des vérifications des auditeurs sur les projets
• Mise en place des procédures de recrutement du staff national, formation de l’équipe administrative
• Assurer une veille fiscale, légale et juridique sur les droits et obligations de la mission vis-à-vis des institutions et veiller au respect des législations en vigueur
• Elaborer, proposer et mettre en œuvre d’éventuelles mises à jour de la politique RH
• Participer à l'identification des besoins de formation et à la mise en place de procédures et plans de formation
• Mener les entretiens annuels d'évaluation et planifier les congés pour les employés tombant sous sa responsabilité directe
• Assurer la représentation officielle pour la gestion administrative de la mission auprès des autorités compétentes

Toute autre tâche demandée par le Chef de mission, pour une mise en œuvre efficace et de qualité de la stratégie et des projets au Burundi, en fonction des besoins de la mission.

EXIGENCES ESSENTIELLES

Compétences de base et fonctionnelles

Qualifications et compétences requises

• Diplôme de gestion financière, école supérieure de commerce, comptabilité
• Compétences de compréhension et interprétation du cadre légal national
• Compétences importantes de renforcement de capacités
• Connaissance des procédures des donateurs institutionnels (AICS, UE, Agences des Nations Unies, etc.)
• Bonne connaissance de l’administration financière d'une mission humanitaire
• Bonne connaissance de MSOffice
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit
• Bonne connaissance de la langue anglaise

Expérience professionnelle

• Expérience d’au moins 2 ans en ONG et notamment expérience préalable à un poste de coordination indispensable
• Expérience démontrée en gestion financière
• Expérience en management indispensable, et particulièrement capacités démontrées de management à distance
• Expérience/maîtrise de logiciel comptable

Compétences personnelles

• Fortes compétences en management et leadership
• Grandes capacités d’analyse de risque et de prise de hauteur
• Capacité de représentation et de négociation
• Bonnes capacités de planification, organisation et de coordination
• Capacité d’anticipation et de prise de décision
• Résistance au stress
• Forte compréhension des enjeux programmatiques et opérationnels
• Capacité à travailler en équipe et capacité en formation, supervision, direction, coordination et organisation dans un contexte multiculturel
• Capacité de gestion des taches de manière systématique et efficace avec jugement et analyse, indépendance et initiative
• Bonnes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer ses propres temps et responsabilités
• Aptitude à travailler sous pression et à respecter les échéances dans un environnement en mutation rapide
• Capacité relationnelle avec divers acteurs du gouvernement, donateurs, agences UN et autres ONG
• Capacité de négociation et habitude à interagir avec les membres des autorités communautaires et étatiques à différents niveaux
• Intérêt réel pour la coopération internationale au développement et fort engagement envers la mission de WeWorld-GVC

SOUHAITABLE:

• Expérience précédente au Burundi
• Connaissance de la langue italienne